Gdy w budynku nie ma osoby, która podpisuje umowy, zwołuje zebrania i pilnuje opłat, szybko pojawia się chaos. Pytanie, czy wspólnota mieszkaniowa może nie mieć zarządu, wymaga jednak rozróżnienia między małą wspólnotą, zarządem właścicielskim, zarządcą profesjonalnym i zwykłym administratorem. Wyjaśniam, kiedy brak zarządu jest zgodny z prawem, kiedy oznacza problem oraz co mogą zrobić właściciele lokali.
Brak zarządu nie zawsze oznacza brak zarządzania
- Do 3 lokali wspólnota może działać bez formalnego zarządu, według zasad współwłasności.
- Przy więcej niż 3 lokalach właściciele powinni wybrać zarząd albo powierzyć zarządzanie osobie fizycznej lub prawnej.
- Administrator nie zawsze jest zarządcą i samą umową na obsługę budynku nie zastąpi organu wspólnoty.
- Każdy właściciel może żądać ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego, jeśli zarządu nie powołano.
- Najpierw trzeba sprawdzić akt notarialny, uchwały i umowę z administratorem, a dopiero potem oceniać, czy występuje nieprawidłowość.
Kiedy wspólnota może działać bez formalnego zarządu
Ustawa o własności lokali dzieli wspólnoty na małe i duże. Mała wspólnota obejmuje nieruchomość, w której liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie przekracza 3 lokali. W takim przypadku nie ma obowiązku wybierania zarządu w rozumieniu art. 20 ustawy.
Właściciele zarządzają nieruchomością bezpośrednio, stosując odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności. Oznacza to, że mogą wspólnie podejmować decyzje, zawierać umowy i ustalać sposób pokrywania kosztów. Nie powstaje jednak klasyczny, jednoosobowy albo kilkuosobowy zarząd wspólnoty.
Inaczej wygląda sytuacja w budynku mającym więcej niż 3 lokale. Jeżeli właściciele nie ustalili wcześniej innego modelu zarządzania w akcie notarialnym, są zobowiązani podjąć uchwałę o wyborze zarządu. Zarząd może być jednoosobowy lub kilkuosobowy, ale jego członkami mogą zostać wyłącznie osoby fizyczne.
| Rodzaj wspólnoty | Czy zarząd właścicielski jest obowiązkowy? | Jak wygląda zarządzanie? |
|---|---|---|
| Do 3 lokali | Nie | Bezpośrednio przez właścicieli, według zasad współwłasności |
| Więcej niż 3 lokale | Tak, jeśli nie ustalono innego sposobu | Zarząd właścicielski albo zarząd powierzony osobie fizycznej lub prawnej |
W praktyce najczęstszy błąd polega na utożsamianiu braku zarządu z brakiem jakiejkolwiek formy zarządzania. W małej wspólnocie jest to normalny model. W dużej wspólnocie może być natomiast tylko stanem przejściowym albo sygnałem, że dokumenty nie zostały prawidłowo uporządkowane.
Zarząd nie jest jedynym sposobem organizacji wspólnoty
Właściciele mogą ustalić inny sposób zarządzania niż ustawowy zarząd. Zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali mogą powierzyć zarządzanie osobie fizycznej lub prawnej, na przykład firmie zarządzającej nieruchomościami. Takie ustalenie powinno wynikać z umowy o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo z późniejszej umowy zawartej w formie aktu notarialnego.
Jeżeli zarząd został powierzony profesjonalnemu podmiotowi, wspólnota nie musi dodatkowo wybierać zarządu właścicielskiego. Właściciele nadal mają jednak wpływ na najważniejsze decyzje, uchwalają plan gospodarczy i mogą kontrolować sposób prowadzenia spraw.
Administrator a zarządca
Administrator zajmuje się zwykle czynnościami technicznymi i organizacyjnymi. Może zlecać sprzątanie, zbierać opłaty, przygotowywać rozliczenia albo kontaktować się z dostawcami. Sama umowa administracyjna nie oznacza jednak automatycznie, że administrator ma prawo reprezentować wspólnotę.
Ja zawsze sprawdziłbym w umowie przede wszystkim zakres umocowania. Trzeba ustalić, kto może podpisywać umowy, prowadzić rachunek bankowy, zwoływać zebrania, składać oświadczenia w imieniu wspólnoty i wykonywać uchwały właścicieli. Jeżeli firma tylko administruje budynkiem, a w dużej wspólnocie nie ma zarządu ani prawidłowo ustanowionego zarządcy, problem pozostaje.
Przeczytaj również: Fotowoltaika we wspólnocie mieszkaniowej - kiedy się opłaca?
Zarząd właścicielski i zarządca profesjonalny
Zarząd właścicielski jest organem wspólnoty. Kieruje jej sprawami i reprezentuje ją na zewnątrz. Zarządca powierzony jest natomiast odrębnym podmiotem, który działa na podstawie umowy oraz określonych w niej uprawnień.
To rozróżnienie ma znaczenie przy sporach, podpisywaniu umów i występowaniu przed sądem. W wielu budynkach te funkcje są potocznie nazywane „administracją”, choć prawnie mogą oznaczać zupełnie różne role.
Co się dzieje, gdy duża wspólnota naprawdę nie ma zarządu
Jeżeli w budynku mającym więcej niż 3 lokale nie wybrano zarządu i nie ustanowiono zarządu powierzonego, wspólnota może mieć trudności z bieżącym działaniem. Nie przestaje istnieć, ale brakuje osoby lub organu uprawnionego do wykonywania wielu czynności w jej imieniu.
Problemy mogą dotyczyć między innymi podpisania umowy na remont, zlecenia usunięcia awarii, prowadzenia rachunku bankowego, dochodzenia zaległości od właścicieli oraz reprezentowania wspólnoty w postępowaniu sądowym. Sama grupa właścicieli nie zawsze może skutecznie zastąpić zarząd przy czynnościach wymagających reprezentacji.
Brak zarządu nie zwalnia właścicieli z opłat. Nadal trzeba finansować utrzymanie części wspólnych, przeglądy, ubezpieczenie, energię, sprzątanie i remonty. Wspólnota nadal odpowiada za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej, a właściciele uczestniczą w kosztach zgodnie ze swoimi udziałami.
W sprawach finansowych szczególne znaczenie ma prawidłowy obieg dokumentów. Przy wystawianiu dokumentów rozliczeniowych przydatne będzie omówienie, jak powinna wyglądać faktura dla wspólnoty mieszkaniowej, ponieważ błędne dane nabywcy lub brak właściwej reprezentacji mogą później utrudnić księgowanie i rozliczenia.
Nie każdy brak aktywnego działania oznacza jednak, że zarządu formalnie nie ma. Członkowie mogli zrezygnować, skończyć kadencję, zostać odwołani albo nadal figurować w dokumentach mimo faktycznego zaprzestania pracy. Dlatego najpierw trzeba ustalić stan prawny, a nie opierać się wyłącznie na tym, kto odbiera telefony.
Jak uporządkować sytuację krok po kroku
Najrozsądniej zacząć od dokumentów. Właściciel powinien sprawdzić akt notarialny ustanawiający odrębną własność lokali, późniejsze uchwały, protokoły zebrań oraz umowę z firmą administrującą. Szczególnie ważne jest ustalenie, czy zarząd powierzono na podstawie art. 18 oraz kto ma prawo reprezentować wspólnotę.
Jeżeli dokumenty potwierdzą, że zarządu nie ma, właściciele powinni zorganizować zebranie i wprowadzić do porządku obrad wybór zarządu. Uchwały co do zasady podejmuje się większością głosów liczonych według udziałów, chyba że obowiązuje inna zasada wynikająca z umowy lub wcześniejszej uchwały.
- Ustal liczbę lokali i sprawdź, czy wspólnota jest mała czy duża.
- Zweryfikuj akt notarialny oraz wszystkie uchwały dotyczące sposobu zarządzania.
- Sprawdź, czy osoba nazywana administratorem ma formalne umocowanie do reprezentacji.
- Zwołaj zebranie właścicieli i podejmij uchwałę o wyborze zarządu albo zmianie modelu zarządzania.
- Sporządź protokół, uporządkuj dane w banku i przekaż kontrahentom informację o osobach uprawnionych do działania.
Jeśli właściciele nie potrafią wybrać zarządu albo konflikt uniemożliwia podejmowanie decyzji, każdy właściciel może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Sąd określa zakres jego uprawnień i wynagrodzenie, a zarządca działa do czasu usunięcia przyczyny problemu.
To rozwiązanie awaryjne, zwykle bardziej kosztowne i mniej elastyczne niż wybór własnego zarządu. Nie warto jednak zwlekać, gdy budynek ma awarię, zaległości, nieopłacone rachunki albo pilne obowiązki techniczne.
Przy planowaniu wydatków trzeba też jasno określić, kto odpowiada za remonty i gromadzenie środków. Pomocne może być uporządkowanie zasad opisanych w materiale o tym, jak działa fundusz remontowy we wspólnocie, zwłaszcza gdy przez brak zarządu przez dłuższy czas nie podejmowano uchwał finansowych.
Brak zarządu nie powinien być rozwiązaniem na stałe
Odpowiedź brzmi więc: tak, ale tylko w określonych sytuacjach. Mała wspólnota do 3 lokali może funkcjonować bez formalnego zarządu, ponieważ właściciele zarządzają nieruchomością bezpośrednio. Duża wspólnota może nie mieć zarządu właścicielskiego wtedy, gdy zarządzanie powierzono innemu podmiotowi na właściwej podstawie prawnej.
Jeżeli w dużym budynku nie ma ani zarządu, ani prawidłowo ustanowionego zarządcy, jest to stan wymagający szybkiego uporządkowania. Z mojego punktu widzenia najważniejsze są trzy rzeczy: sprawdzenie dokumentów, formalny wybór osób uprawnionych do działania i zapewnienie ciągłości finansowania nieruchomości wspólnej.
