Gdy trzeba podpisać umowę remontową, odebrać pismo z sądu albo wysłać wezwanie do właściciela zalegającego z opłatami, szybko pojawia się pytanie, kto może działać w imieniu całej wspólnoty. Odpowiedź zależy przede wszystkim od liczby lokali, przyjętego sposobu zarządu oraz zakresu uprawnień zarządu lub zarządcy. Poniżej wyjaśniam, jak rozpoznać właściwego reprezentanta i uniknąć podpisu osoby, która nie ma odpowiedniego umocowania.
Najważniejsza zasada jest prosta, ale są ważne wyjątki
- Zarząd wspólnoty reprezentuje ją na zewnątrz i w relacjach z właścicielami lokali.
- W zarządzie kilkuosobowym dokumenty podpisuje co najmniej dwóch członków, chyba że obowiązują szczególne zasady wynikające z dokumentów wspólnoty.
- Wspólnota obejmująca nie więcej niż trzy lokale działa według przepisów o współwłasności, bez obligatoryjnego zarządu.
- Administrator nie staje się automatycznie reprezentantem wspólnoty. Potrzebuje wyraźnego umocowania.
- Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zwykle uchwały właścicieli i pełnomocnictwa dla zarządu.
Zarząd jest głównym reprezentantem wspólnoty
W typowym modelu wspólnotę mieszkaniową reprezentuje zarząd wybrany uchwałą właścicieli lokali. Wynika to z ustawy o własności lokali. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty, podpisuje umowy, prowadzi korespondencję, występuje przed urzędami i może reprezentować wspólnotę w postępowaniach sądowych.
Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, jego członek działa samodzielnie. Przy zarządzie kilkuosobowym oświadczenia woli za wspólnotę składają co najmniej dwaj członkowie zarządu. To jeden z najczęściej pomijanych szczegółów. Podpis przewodniczącego albo prezesa zarządu nie zawsze wystarczy, nawet jeśli mieszkańcy zwyczajowo kontaktują się tylko z tą osobą.
Właściciel pojedynczego lokalu nie reprezentuje całej wspólnoty tylko dlatego, że ma największy udział albo aktywnie uczestniczy w zebraniach. Może działać w jej imieniu dopiero wtedy, gdy otrzyma odpowiednie pełnomocnictwo albo gdy przepisy dotyczące małej wspólnoty przyznają mu uprawnienie do konkretnej czynności.
Co zarząd może zrobić samodzielnie
Zarząd samodzielnie podejmuje czynności zwykłego zarządu. Chodzi między innymi o bieżące opłacanie mediów dla części wspólnych, zlecanie typowych napraw, zawieranie umów eksploatacyjnych czy dochodzenie zaległych zaliczek od właścicieli. W takich sprawach nie trzeba za każdym razem organizować zebrania.
Moim zdaniem praktyczny problem zaczyna się wtedy, gdy zarząd traktuje każdą większą decyzję jak zwykłą administrację. Przy kosztownym remoncie, zmianie przeznaczenia części wspólnej albo zakupie nieruchomości warto wcześniej sprawdzić, czy potrzebna jest uchwała. Sam podpis zarządu może wtedy nie wystarczyć.
Mała wspólnota działa według innych reguł
Jeżeli w nieruchomości znajdują się nie więcej niż trzy lokale, zastosowanie mają przede wszystkim przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego dotyczące współwłasności. W takim budynku nie trzeba powoływać zarządu w takim znaczeniu jak w większej wspólnocie.
| Rodzaj wspólnoty | Kto działa w jej imieniu | Najważniejsza zasada |
|---|---|---|
| Do 3 lokali | Właściciele według reguł współwłasności | Decyzje zależą od rodzaju czynności i udziałów |
| Powyżej 3 lokali | Jednoosobowy albo kilkuosobowy zarząd | Zarząd reprezentuje wspólnotę na zewnątrz |
| Inny sposób zarządu | Zarządca wskazany w umowie lub uchwale | Zakres umocowania wynika z dokumentów |
W małej wspólnocie czynności zwykłego zarządu podejmuje się według zasad dotyczących współwłasności, a czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają co do zasady zgody wszystkich współwłaścicieli. Dlatego przy dwóch lokalach nie należy automatycznie szukać prezesa zarządu. Najpierw trzeba ustalić, ilu jest właścicieli, jakie mają udziały i czego dotyczy konkretna decyzja.
To rozróżnienie ma znaczenie także przy sporach. Inaczej podpisuje się umowę na bieżące sprzątanie, a inaczej zgodę na sprzedaż części nieruchomości wspólnej. W małym budynku najlepiej opisać sposób podejmowania decyzji w formie pisemnej, bo później łatwiej wykazać, że dana osoba działała prawidłowo.
Zarządca lub administrator nie zawsze ma takie same uprawnienia
Najwięcej nieporozumień wynika z mieszania pojęć zarządu, zarządcy i administratora. Zarząd jest organem wspólnoty. Zarządca może być zewnętrzną osobą fizyczną albo firmą, której powierzono zarządzanie nieruchomością. Administrator zazwyczaj wykonuje określone czynności techniczne lub organizacyjne na podstawie umowy.
Zarządca ustanowiony w umowie
Właściciele mogą określić sposób zarządu w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Mogą też powierzyć zarząd konkretnej osobie lub firmie. Wtedy trzeba sprawdzić, czy dokument obejmuje również reprezentowanie wspólnoty, a jeśli tak, to w jakim zakresie.
Sam fakt, że firma rozlicza zaliczki, zleca naprawy albo prowadzi korespondencję, nie powinien być traktowany jako dowód pełnego prawa do podpisywania wszystkich umów. W praktyce proszę zawsze porównać treść umowy zarządzania z zakresem konkretnej czynności. To szczególnie ważne przy sprawach sądowych i umowach dotyczących dużych wydatków.
Administrator działający na podstawie pełnomocnictwa
Administrator może reprezentować wspólnotę, ale tylko w granicach udzielonego mu umocowania. Pełnomocnictwo może dotyczyć na przykład kontaktu z dostawcą mediów, zgłoszenia awarii albo podpisania umowy na sprzątanie. Nie oznacza automatycznie prawa do zaciągania wieloletnich zobowiązań czy rozporządzania nieruchomością wspólną.
Jeżeli kontrahent ma wątpliwości, powinien poprosić o uchwałę, umowę zarządzania albo pełnomocnictwo. Dla wspólnoty to również zabezpieczenie. Dokument pokazuje, kto działał w jej imieniu i czy podpisana umowa mieściła się w zakresie przyznanych uprawnień.
Przeczytaj również: Fundusz remontowy - ile zł za metr naprawdę potrzeba?
Zarządca przymusowy
Gdy zarząd nie został powołany, nie wykonuje obowiązków albo działa w sposób zagrażający prawidłowej gospodarce, sąd może ustanowić zarządcę przymusowego. W takim przypadku reprezentuje on wspólnotę w zakresie wskazanym w postanowieniu sądu. Nie należy zakładać, że ma bez ograniczeń takie same kompetencje jak zwykły zarząd.
Jak sprawdzić, kto może podpisać dokument
Przy konkretnej umowie nie zaczynam od pytania, kto zwykle zajmuje się budynkiem. Sprawdzam dokumenty, bo to one pokazują aktualny sposób reprezentacji. Najbezpieczniejsza ścieżka wygląda tak:
- Ustal liczbę lokali i sprawdź, czy wspólnota jest mała, czy podlega obowiązkowi wyboru zarządu.
- Znajdź uchwałę o wyborze zarządu oraz ewentualne uchwały o odwołaniu lub zmianie jego składu.
- Sprawdź sposób podpisu, zwłaszcza gdy zarząd jest kilkuosobowy.
- Jeśli działa firma, przeanalizuj umowę o powierzeniu zarządu i zakres udzielonego pełnomocnictwa.
- Przy większej czynności zweryfikuj, czy istnieje uchwała właścicieli wyrażająca zgodę na jej wykonanie.
Nie ma jednej ustawowej kwoty, od której każda czynność staje się czynnością przekraczającą zwykły zarząd. Znaczenie ma charakter decyzji, jej skutki dla właścicieli i przyjęty sposób zarządzania. Umowa na drobną naprawę może mieścić się w bieżącym zarządzie, natomiast generalna przebudowa części wspólnej wymaga już dokładniejszej oceny.
Najczęstszy błąd polega na przyjęciu, że osoba występująca jako administrator może podpisać wszystko. Jeżeli dokument ma duże znaczenie finansowe, poproś o podstawę umocowania jeszcze przed podpisaniem. Późniejsza próba wyjaśniania, kto faktycznie miał prawo działać, bywa znacznie trudniejsza.
Kiedy potrzebna jest uchwała właścicieli i pełnomocnictwo
Uchwała właścicieli jest potrzebna przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd. Ustawa wskazuje między innymi na zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, nabycie nieruchomości, podział nieruchomości, niektóre przebudowy oraz wytoczenie powództwa określonego w przepisach.
Uchwała powinna nie tylko wyrażać zgodę na daną czynność, lecz także udzielać zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia konkretnej umowy, jeśli jest ono wymagane. Dobrze przygotowany dokument wskazuje wykonawcę, zakres prac, maksymalną kwotę, źródło finansowania i osoby uprawnione do podpisu.
Inaczej wygląda dochodzenie zaległych opłat. Zwykle mieści się ono w zakresie zwykłego zarządu, więc zarząd może prowadzić sprawę bez osobnej uchwały właścicieli. Jeżeli jednak istnieje konflikt interesów, na przykład spór dotyczy członka zarządu albo firmy zarządzającej, wspólnota może potrzebować odrębnego pełnomocnika wybranego przez właścicieli.
Warto też pamiętać, że właściciele nie przekazują zarządowi całej decyzyjności. Zarząd wykonuje uchwały, prowadzi bieżące sprawy i odpowiada za reprezentację, ale w ważniejszych kwestiach działa w granicach zgody udzielonej przez wspólnotę. To właśnie ten podział chroni zarówno właścicieli, jak i osoby zawierające umowy z budynkiem.
Najkrótsza ścieżka do pewnej odpowiedzi w konkretnej nieruchomości
Jeżeli chcesz szybko ustalić właściwego reprezentanta, sprawdź trzy rzeczy: liczbę lokali, aktualny skład zarządu oraz dokument określający sposób zarządu. Dopiero potem oceń, czy dana czynność jest zwykłym zarządem, czy wymaga uchwały i pełnomocnictwa.
W skrócie, w większej wspólnocie działa zarząd, w małej wspólnocie właściciele według zasad współwłasności, a zarządca lub administrator tylko w zakresie wynikającym z umowy albo pełnomocnictwa. Taka weryfikacja zajmuje kilka minut, a może uchronić wspólnotę przed podpisaniem umowy przez osobę, która formalnie nie była uprawniona do jej zawarcia.
